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进销存管理与软件设计方案

一般流程为:

 请购-->受订-->询价-->采购-->进货-->销货.

1、与业务相关的表单:

请购/询价单;

受订/采购/受订退回/采购退回单;

进货/进货退回/进货折让单;

销货/销货退回/销货折让单;

库存调拨单;(存货在不同的仓库或库位间物理流动时要用到库存调拨单,记录货品的出库库位和入库库位,同时更新货品分仓存量表。)

库存调整单;(存货盘点或其他原因需要调整库存要用到库存调整单,记录货品的调增/调减的数量和成本以及调整日期,同时更新货品分仓存量表。)

借入/借出单;

 

2、与库存直接相关的表:

  • 进货和销货环节影响存货的现有库存(即实际库存量)
  • 受订和采购只影响存货的可用库存(可用库存=现有库存+借入量+在途量-借出量-受订量)
  • 新增一张进/销货单或受订/采购单的同时,更新货品分仓存量表的相关字段。
  • 其他对库存有影响的操作。库存调拨单、库存调整单、借入、借出单

 重点说明:

入库单:

入库单根据记录货品的要求,确定是否需要入库明细单(如汽车、电脑等这些每件货品都有对应的唯一编号,需要进行一一记录);主要字段为:货品编号(代表最低一类同型号、同价格,可以用一行表格描述,如单价、数量),货品ID(或SN/PN等)。

所以:

可分为入库主表、入库明细表

对应的当前库存也要分为:库存主表(一类)、库存明细表

有些小型系统库存明细、汇总表一般是是去统计的入库的表,而不是具体存在的数据表。建议还是采用具体的表去存放这些信息,不去统计入库表。

 货品分仓存量表------

 记录的是不同仓库的现有货品的实时库存表,可以随时查出货品的现有库存及可用库存。

货品编码(货品号)、库房、账存数量、实存数量、可用库存、受订量、借出量、在途量、借入量、库存上限、库存下限、业务成本、采购成本、实际成本

出库在途数量、入库在途数量、

汽车经销为例:

预分配数量、已分配数量、待发数量(客户已定待发)、

账存数量=可用数量+已分配数量+待发数量+出库在途数量。

实存数量=可用数量+已分配数量+待发数量=账存数量-出库在途数量。

等信息;

 

       货品月库存表-------

      **年**月的所有存货的数量、成本等信息; (每个月末进行库存计算,根据所有单据中的货品信息计算出货品的月末库存数量和成本,并写入货品月库存表。)

 

处理库存报损、报溢,及成本:

1、库存调整单设有调整类别,可以增加两个类别,一个表示报损、一个表示报溢; 
  2、有两种方式计算货品的成本,有的ERP系统里叫做固定成本和变动成本。当选择固定成本方式,表示货品的成本是固定的,由用户输入;当选择变动成本方式,表示货品的成本在调整时是不确定的,用户是不可以输入的,需要由系统根据设定好的成本计价方法计算得出(如加权算法)。 
  3、库存报溢的成本可以是固定成本有用户直接输入,也可以是变动成本有系统计算得出。当采用变动成本方式时,会影响货品的单位成本。

 附:成本计算方法

 1)、财务存货成本计价方法

a、个别计价法

      分批按照不同的批次计价。
b、加权平均法:月末一次加权平均法和移动加权平均法:
      月末一次加权平均法是指以本月全部进货数量加上月初存货数量作为权数,去除本月全部进货成本加上月初存货成本,计算出存货的加权平均单位作为本,以此为基础计算本月发出存货的成本和期末存货的成本的一种方法.。存货单位成本=[月初库存存货的实际成本+(本月各批进货的实际单位成本*本月各批进货的数量)]/月初库存存货数量+本月各批进货数量之和。

     移动加权平均法是指以每次进货的成本加上原有库存存货的成本,除以每次进货数量加上原有库存存货的数量,据以计算加权平均单位成本,作为在下次进货前计算各次发出存货成本依据的一种方法.。存货单位成本=(原有库存存货的实际成本+本次进货的实际成本)/(原有库存存货数量+本次进货数量)。
c、先进先出法

      先进先出法是假定先收到的存货先发出,或先收到的存货先耗用,并根据这种假定的存货流转次序对发出存货和期末存货进行计价。
具体的做法是:接收有关存货时,逐笔登记每一批存货的数量、单价和金额;发出存货时,按照先进先出的原则计价,逐笔登记存货的发出和结存金额。

d:后进先出法
      假定存货成本按照其发生的相反次序流动,即首先发生的成本作为期末存货成本:先买进来的后卖出去。付出存货成本计算的后进先出法:是在存货的流动中计算销售和耗费的存货成本时,以最后收进存货成本作为最先付出存货成本的原则,依次类推,用对确定本期付出存货成本总额的方法。

2)、财务销售计价方式

a、权责发生制:是以权利和责任的发生来决定收入和费用归属期的一项原则,指凡是应属本期的收入和费用,不论其款项是否收到或付出,都作为本期的收入和费用处理;反之,凡不属于本期的收入和费用,即使款项在本期收到或付出,也不应作为本期的收入和费用处理。

b、收付实现制:又称现金制或实收实付制是以现金收到或付出为标准,来记录收入的实现和费用的发生。按照收付实现制,收入和费用的归属期间将与现金收支行为的发生与否,紧密地联系在一起。换言之,现金收支行为在其发生的期间全部记作收入和费用,而不考虑与现金收支行为相连的经济业务实质上是否发生。(例如会员卡充值)。

月结表

 

只要涉及进销存的都应该设置月结表, 
  月结表的功能: 
  1.减少每次查询库存时的计算量。 
  2.反映当月的出入库情况,实际库存与理论库存的差距。 
   
  主要项目:  
  上期结存(上期盘点后的实际库存) 
  本期入库 
  本期出库 
  本期理论结存(上期结存  +   本期入库  -   本期出库)  
  本期结存(本期盘点后的实际库存) 
  盘亏数量(本期理论结存  -   本期结存  >   0)  
  盘盈数量(本期结存  -   本期理论结存  >   0)  
   
  本期盘点后,本期的出入库数据不能允许修改。   

 

 

具体案例1

首先以汽车行业整车为例子来说明。一辆汽车作为一个整体会有一个唯一的编码也就是底盘号,这个号是唯一的不重复的,然后一辆车会属于某一种车型代码。例如可以认为奔驰S600-***就是一种车型,这些车具有相同的颜色,发动机,变速器,轴距之类的。因为整车数据量不大,所以就不讨论表分区的模式了。先说下四种经营方式:经代联租。汽车行业中多是经销和代销模式。在说下在途库存的归属问题:从经销的定义来说,只要付了款经销模式下,财产的归属权就属于买入方的了。但是具体实际运作中一般是库存归属于上级。举个例子:生产厂家、经销商、终端用户。现在给生产厂家做系统,生产厂家向经销商发货,在途库存只要是还没到经销商手中,这部分资产归属到上一级(这块有点违背经销模式)。本文就以生产厂家、经销商、终端用户来说下库存系统的设计。

a、入库:

入库单主表、入库单明细表、库存明细表(存放具体一辆车的信息。例如编号LSCABN3R0CE******就代表一辆整车)、库存汇总表(存放某一种车型代码的信息。例如A车型有10辆车)。有些小型系统库存明细、汇总表一般是是去统计的入库的表,而不是具体存在的数据表。建议还是采用具体的表去存放这些信息,不去统计入库表。

具体业务:做入库保存操作的时候,同时把唯一的底盘号写入到库存明细中,根据某一种车型代码写入到库存汇总表中。

库存明细主要字段:所属单位、库房名称、车型代码、底盘号、库存状态、入库库房等;

库存汇总主要字段:所属单位、库房名称、车型代码、账存数量、实存数量、可用数量、预分配数量、已分配数量、待发数量、出库在途数量、入库在途数量;账存数量=可用数量+已分配数量+待发数量+出库在途数量。实存数量=可用数量+已分配数量+待发数量=账存数量-出库在途数量。

b、销售(经销商)

经销商首先下订单,生产厂家根据订单转换成【销售单(经销商)】,由于经销商提的订单可能库存不足需要拆分订单,或者订单量太少为了方便发车合并订单的情况。【销售单(经销商)】根据客户按照车型代码提的需车从库存明细中选择,同时更新预分配数量。接着财务审核经销商的款项,审核通过之后补全对应的底盘号,同时更新汇总表预分配数量为0,已分配数量增加。库存明细表底盘号对应的库存状态变成可用。然后安排承运单位发车,同时更新库存汇总已分配数量=0,待发数量增加,库存明细库存状态为待发。确认发运后,库存汇总待发数量=0,出库在途增加。入库的库房入库在途数量增加,库存明细变成在途。然后经销商签收车辆,生产厂商的库存减少,经销商库存增加。上面的步骤比较多显得比较复杂,可以省掉中间的一些步骤根据自己的情况定。

c、调拨(设计到厂商各个库房之间的调拨,经销商与经销商之间的调拨,经销商的退库)模式和上面的差不多。

d、销售(终端用户)车辆销售给了终端的用户,车从经销商库房中转换到客户手中了。

e、经销商(内部调拨):经销商自己库房之间调拨或者一级经销商调给二级经销商。

f、用户退货:用户把车辆退换到经销商库房中。(这种情况很少出现)

g、用户换车:把用户的车从一个底盘号换到另外一个底盘号。(这种情况很少出现)

其实上面的车辆转来转去的,总量没有少,就是一个零和游戏。整车数量不多,可以把销售给用户的那部分数据放在库存明细、汇总的表中,也可以单独存放这些数据。库存明细、汇总表需要做权限控制,生产厂商可以看全部的车辆信息,经销商只能查看自己和自己二级或者三级的经销商数据。 汽车作为有单独的底盘号一般不会有先进先出或者后进先出,但是作为一个车型代码可以有先进先出或者后进先出。

4、具体案例2

以零售行业举个例子你去超市买东西,每个商品上面都会有一个13位的条形码,这个码就是一个库存代码,然后有对应的商品名称,商品大类、小类之类的。

入库的时候13位条形码对应的有多少数量入库,销售出库的时候,因为同一个商品有一个相同的条码没有在细分到具体一个商品一个代码了,所以有先进先出、后进先出、个别计价法之类的出库方式。因为零售行业每天的销售量都很大,所以销售表、库存表都是可以采用表分区的模式进行设计。表分区总共分为3种模式:range、list、hash。然后range可以分别和list、hash组合进行分区设计。销售数据都是有日期、时间的概念,可以采用range分区模式,按照日期来进行分区。按照一定的日期规则设计好表结构,过期的数据做归档处理。零售行业的一些商品受季节、原材料、物流等因素价格波动很大,所以会经常涉及调整进价、售价、调历史库存进价、售价之类的。掌握好进销存三级帐,你的系统就不是一笔坏账了。

在数据量很大的时候表分区模式是一种很普遍的设计模式,大家可以多了解了解表分区的技术。

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